Bagaimana Cara Melakukan Analisis Jabatan?

Banyak perusahaan saat ini mulai menyadari potensi dampak dari persaingan bebas ASEAN yang akan di mulai tahun 2015 tahun depan. Masa dimana pada saat itu terjadi pesaing bisnis bukan hanya berasal dari dalam negeri saja tetapi dari semua perusahaan yang sejenis yang beroperasi di kawasan ASEAN. Setiap perusahaan dapat menjual produk mereka ke pasar tanpa ada hambatan dari negara lain. Maka dalam kondisi seperti itu perusahaan yang paling inovatif dan efisien lah yang akan memenangkan persaingan. Perusahaan yang mulai sadar kemudian melakukan pembenahan-pembenahan internal agar daya saing perusahaan dapat meningkat. Mereka mulai memperbaiki pengelolaan produksi/operasinya, mencari terobosan dalam pemasaran produk, merubah kebijakan pengelolaan finansialnya agar dapat dipastikan bahwa setiap rupiah yang dia keluarkan akan menambah nilai dari produk yang dihasilkan perusahaan, serta meninjau ulang kontribusi karyawan dalam pencapaian sasaran perusahaan.

Untuk mewujudkan perusahan yang memiliki daya saing tinggi melalui inovasi dan proses produksi yang efisien, perusahaan perlu memberikan perhatian yang besar dalam perencanaan tenaga kerja. Jumlah dan kompetensi yang dibutuhkan oleh perusahaan apakah sudah ada? Jika sudah ada jumlahnya berlebih atau kurang? Salah satu alat manajemen SDM yang bisa digunakan untuk menjawab pertanyaan tersebut adalah job analysis (analisis jabatan). Analisis jabatan merupakan aktivitas yang mencakup kegiatan studi tentang semua jenis tugas yang ada dalam setiap jabatan untuk mengetahui secara detil tugas-tugas tersebut, persyaratan dan kualifikasi untuk mengemban jabatan tersebut. Aktivitas analisis jabatan biasanya dilakukan oleh seorang ahli dalam bidang SDM baik dari internal perusahaan maupun melalui lembaga konsultansi.

Dengan melakukan analisis jabatan perusahaan akan mendapatkan manfaat sebagai berikut:

1. Mengevaluasi seberapa jauh tantangan perubahan lingkungan mempengaruhi jabatan
2. Memperbaiki kualifikasi jabatan yang  ada
3. Menemukan elemen jabatan yang membantu meningkatkan  kualitas kerja dalam suatu jabatan
4. Merencanakan kualifikasi SDM masa depan
5. Menentukan kebutuhan pelatihan karyawan
6. Merencanakan pengembangan potensi karyawan
7. Menyusun standard performance yang realistis
8. Menempatkan karyawan sesuai dengan skill yang mereka miliki
9. Menyesuaikan posisi calon karyawan dengan jabatan yang tersedia

Kemudian bagaimana cara melakukannya? berikut ini adalah langkah-langkah dalam melakukan analisis jabatan:

Dari bagan di atas dapat dijelaskan bahwa langkah pertama dalam melakukan analisis jabatan adalah menetapkan tujuan telebih dahulu. Tujuan ini yang akan menjadi guidance tim pelaksana dalam menjalankan setiap aktivitas analisis jabatan. Misalnya saja tujuannya adalah menentukan main responsibility danstandar kompetensi yang dibutuhkan oleh suatu pekerjaan. Setelah menentukan tujuan maka langkah selanjutnya adalah menentukan bidang yang akan dianalisis. berikut ini adalah bidang yang biasa dipilih dalam kegiatan analisis jabatan.

Bidang yang akan menjadi obyek analisis jabatan

1. Identitas pekerjaan/jabatan dalam struktur organisasi
2.  Tugas-tugas yg esensial
3.  Sumberdaya yg dipercayakan
4.  Alur input-output dalam pekerjaan (time motion study)
5.  Jenis, dimensi, dan lingkup keputusan
6.  Kompleksitas pekerjaan
7.  Interaksi yg harus dilakukan pemegang jabatan
8.  Persyaratan jabatan
9.  Kondisi lingkungan kerja

Biasanya tim akan menentukan beberapa bidang sekaligus. Jika tujuannaya adalah menetukan main responsibility dan standar kompetensi maka bidang yang dipilih akan semakin kompleks, agar supaya dalam penentuan standar kompetensi nanti sudah mempertimbangkan konteks pekerjaannya. Kemudian langkah ketiga adalah mengumpulkan data sekunder yang terkait dengan pekerjaan seperti struktur organisasi, standard operating procedure (SOP), nomenklatur jabatan (job tittle). langkah keempat adalah menentukan metode yang akan dipakai, ada beberapa metode yang bisa dipakai, tetapi yang umum digunakan adalah dengan menggunakan kuesioner dan wawancara. Langkah kelima adalah pelaksanaan kegiatan, tim pelaksana akan membagikan kuesioner kepada responden dengan terlebih dahulu diberikan preview mengenai tujuan dan cara pengisiannya. Untuk efektivitas waktu maka akan lebih baik jika responden dikumpulkan dalam suatu ruangan kemudian diberi penjelasan bersama. Seringkali dijumpai ada responden yang tidak paham maksud dari pertanyaan yang ada dalam kuesioner tersebut maka tugas tim pelaksana yang memberikan tambahan penjelasan sampai responden tersebut memahaminya.

Setelah proses pengisian kuesioner selesai maka data kemudian ditabulasi langsung ke dalam form analisis jabatan yang telah disiapkan sehingga akan muncul draft uraian jabatan. Draft tersebut kemudian dibahas di dalam workshop yang melibatkan senior manager yang ada di perusahaan untuk dimintakan masukannya. Dalam workshop ini juga sekaligus dibahas isi yang seharusnya ada dalam bidang yang dipilih. Dalam workshop tersebut dibahas uga standar kompetensinya selaras dengan tanggungjawab utama dan tugas-tugas yang harus dijalankan oleh pejabat yang bersangkutan. Setelah selesai dibahas maka draft tersebut kemudian diedit sehingga tata bahasanya bisa lebih baik dan tampilannya bisa lebih rapi.

Akhirnya output yang nantinya dapat dihasilkan dari kegiatan analisis jabatan biasanya adalah:

1. Uraian Jabatan, deskripsi mengenai suatu jabatan/pekerjaan yang didalamnya mencakup fungsi, tanggungjawab utama, tugas, kewenangan, sumberdaya yang dikelola, kualifikasi jabatan, dan kondisi lingkungan kerja
2. Standar Formasi, jumlah formasi yang dibutuhkan perusahaan untuk mengimplementsikan strategi agar sasaran perusahaan tercapai
3. Key Performance Indicator's (KPI's), indikator kunci dan kinerja yang ditampilkan oleh karyawan/pemegang pendapatan.
4. Standar Kompetensi, kombinasi pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang diyakini mampu menghasilkan work performance yang diharapkan.