Two Days Workshop: HR Training 3 in 1

Apa Yang harus Dilakukan Sebelum Memutuskan Menambah Karyawan?

Pertanyaan:

Ada pertanyaan dari sebuah perusahaan mengenai permasalahan yang sedang mereka hadapi. mereka akhir akhir ini sering mendapatkan surat dari bagian produksi yang ada di daerah yang isinya adalah permohonan ijin untuk melakukan penambahan karyawan. Berbagai macam alasan dikemukakan oleh unit usaha seperti  banyaknya karyawan yang memasuki masa pensiun, penambahan peralatan, sampai dengan kesulitan untuk mendelegasikan pekerjaan kepada bawahan karena tidak adanya bawahan yang dianggap kompeten. Kemudian mereka bertanya kira kira apa yang sebaiknya dilakukan oleh perusahaan?

Jawaban:

Kondisi demikian terjadi karena dua hal. Pertama, perusahaan belum memiilki standar formasi yang jelas dan disepakati oleh semua pihak. Standar formasi adalah jumlah maksimal karyawan untuk masing masing pekerjaan yang dibutuhkan untuk menjalankan proses bisnis secara afektif dan efisien. Jika perusahaan belum memiliki standar mengenai jumlah formasi karyawan maka setiap bagian dapat mengembangkan standar sendiri-sendiri menurut kebutuhan mereka. Kedua, perusahaan telah memiliki standar formasi tetapi standar tersebut telah obsolete (kadaluwarsa), maksudnya standar formasi tersebut tidak lagi cocok dengan tuntutan implementasi strategi bisnis perusahaan. Misalnya strategi perusahaan 2 tahun ke depan adaah ekspansi pasar, maka dengan standar formasi yang ada saat ini jumlahnya menjadi tidak relevan lagi mengingat bagian produksi harus menambah kapasitasproduksinya sehingga mungkin perlu menambah shift kerja dan bagian pemasaran juga perlu menambah marketingnya sehingga dapat menjangau pangsa pasar yang lebih luas. Kondisi tersebut kemudian yang mendorong mereka untuk meminta tambahan karyawan agar target yang ditetapkan atas mereka  dapat tercapai.

Manajemen seringkali tidak bisa menjawab permintaan tersebut karena memang tidak ada dasar untuk menolak ataupun menyetujui. Di sisi lain manajemen mendorong untuk menggunakan SDM yang efisien agar menghemat biaya tetap, di sisi lain tuntutan dari bagian untuk menambah karyawan agar target yang ditetapkan oleh perusahaan dapat tercapai. Sebagai jalan keluar maka bagian SDM bisa melakukan penyempurnaan standar formasi terlebih dahulu sebelum memutuskan menyetujui atau menolak permintaan penambahan karyawan tersebut. langkah-langkah penyemprunaan standar formasi adalah sebagai berikut: