Apa Yang harus Dilakukan Sebelum Memutuskan Menambah Karyawan?

Pertanyaan:

Ada pertanyaan dari sebuah perusahaan mengenai permasalahan yang sedang mereka hadapi. mereka akhir akhir ini sering mendapatkan surat dari bagian produksi yang ada di daerah yang isinya adalah permohonan ijin untuk melakukan penambahan karyawan. Berbagai macam alasan dikemukakan oleh unit usaha seperti  banyaknya karyawan yang memasuki masa pensiun, penambahan peralatan, sampai dengan kesulitan untuk mendelegasikan pekerjaan kepada bawahan karena tidak adanya bawahan yang dianggap kompeten. Kemudian mereka bertanya kira kira apa yang sebaiknya dilakukan oleh perusahaan?

Jawaban:

Kondisi demikian terjadi karena dua hal. Pertama, perusahaan belum memiilki standar formasi yang jelas dan disepakati oleh semua pihak. Standar formasi adalah jumlah maksimal karyawan untuk masing masing pekerjaan yang dibutuhkan untuk menjalankan proses bisnis secara afektif dan efisien. Jika perusahaan belum memiliki standar mengenai jumlah formasi karyawan maka setiap bagian dapat mengembangkan standar sendiri-sendiri menurut kebutuhan mereka. Kedua, perusahaan telah memiliki standar formasi tetapi standar tersebut telah obsolete (kadaluwarsa), maksudnya standar formasi tersebut tidak lagi cocok dengan tuntutan implementasi strategi bisnis perusahaan. Misalnya strategi perusahaan 2 tahun ke depan adaah ekspansi pasar, maka dengan standar formasi yang ada saat ini jumlahnya menjadi tidak relevan lagi mengingat bagian produksi harus menambah kapasitasproduksinya sehingga mungkin perlu menambah shift kerja dan bagian pemasaran juga perlu menambah marketingnya sehingga dapat menjangau pangsa pasar yang lebih luas. Kondisi tersebut kemudian yang mendorong mereka untuk meminta tambahan karyawan agar target yang ditetapkan atas mereka  dapat tercapai.

Manajemen seringkali tidak bisa menjawab permintaan tersebut karena memang tidak ada dasar untuk menolak ataupun menyetujui. Di sisi lain manajemen mendorong untuk menggunakan SDM yang efisien agar menghemat biaya tetap, di sisi lain tuntutan dari bagian untuk menambah karyawan agar target yang ditetapkan oleh perusahaan dapat tercapai. Sebagai jalan keluar maka bagian SDM bisa melakukan penyempurnaan standar formasi terlebih dahulu sebelum memutuskan menyetujui atau menolak permintaan penambahan karyawan tersebut. langkah-langkah penyemprunaan standar formasi adalah sebagai berikut:

1. Membentuk tim yang terdiri dari perwakilan masing masing bagian termasuk di dalamnya Bagian SDM yang bentindak sebagai koordinator tim.
2. Melakukan analisis strategi perusahaan, minimal 2-3 tahun ke depan. Analisis ini berguna untuk mengetahui arah pengembangan usaha dalam 2-3 tahun ke depan. Pengembangan usaha pasi akan diikuti oleh penyesuaian struktur organisasi, standar formasi, dan standar kompetensi. Dengan demikian dapat tergambarkan jabatan-jabatan yang akan muncul ataupun jabatan-jabatan yang akan hilang atau dilebur dengan jabatan lain. Selain menterjemahkan strategi tim juga perlu mendapat masukan dari Board of Director (BOD) dan Senior Manager. Output dari analisis ini adalah draft struktur organisasi, standar formasi, dan standar kompetensi hasil dari penerjemahan strategi perusahaan.
3. Melakukan workshop dengan bagian untuk membahas draft tersebut dan mendapatkan pandangan dari sisi user (pengguna) baik dari jumlah formasi dan standar kompetensinya. Dalam workshop  ini semua dinamika yang terjadi dicatat dalam risalah (notulensi) rapat. 
4. Masukan yang didapat dari workshop tersebut kemudian digunakan untuk memperbaiki draft struktur organisasi, standar formasi, dan standar kompetensi.
5. Hasil dari perbaikan tersebut kemudian dipresentasikan di hadapan BOD untuk mendapatkan masukan dan persetujuan. 
6. Setelah disetujui oleh BOD maka disusun hasil jadi dari penyemprunaan standar formasi tersebut yang nanatinya akan disyahkan oleh BOD dan digunakan sebagai pedoman dalam pengadaan karyawan.

Demikian langkah-langkah untuk mengatasi kebingungand alam menambah jumlah karyawan. Semoga bermanfaat terimakasih.