Bagaimana Melakukan Penataan SDM?

Sebuah perusahaan yang sedang berkembang saat ini sedang berbenah utuk meningkatkan kinerja perusahaannya. Perusahaan tersebut berdiri sudah cukup lama, tetapi telah sekian tahun seakan tidur, tidak dikelola secara baik. Namun sekarang dengan manajemen baru perusahaan mulai bangkit dan berbenah diri untuk meningkatkan kinerjanya. Salah satu aspek yang menjadi titik tekan  dalam peningkatan kinerja adalah dengan peningkatan produktivitas. Bagaimana caranya produktivitas pabrik bisa ditingkatkan sehingga volume penjualan dapat meningkat.  Diharapkan jika volume penjualan naik maka profit perusahaan juga akan naik dan daya kompetitif perusahanakan  semakin meningkat. Kedua hal (profit dan daya saing) tersebut akan menjadi modal perusahaan untuk terus tumbuh dan berkembang. Peningkatan produktivitas pada umumnya diterjemahkan dengan peningkatan output produksi dan efisiensi penggunaan sumberdaya. 

Sebagaimana telah dijelaskan di atas bahwa usaha peningkatan output dan efisiensi bertujuan agar profit dan daya saing perusahaan semain meningkat dari waktu ke waktu. Usaha tersebut kemudian biasanya dituangkan  dalam  strategi bisnis perusahaan,  baik berupa strategi bisnis  jangka pendek dan jangka panjang. Strategi bisnis seringkali dibaratkan seperti kita melempar langkah-langkah bisnis tersebut ke lantai dan kemudian kita memilih yang terbaik supaya tujuan bisnis kita terwujud. Dengan strategi bisnis tersebut perusahaan berharap dapat menggerakkan penggunaan sumberdaya yang dimiliki untuk diarahkan pada peningkatan output dan efisiensi input. SDM sebagai salah satu sumber daya yang dimiliki perusahaan memainkan peran  dalam pencapaian tujuan perusahaan. Karena dengan SDM yang dimiliki maka perusahaan dapat mengolah sumberdaya lain sesuai dengan yang diinginkan. SDM yang diharapkan perusahaan adalah SDM yang memiliki kualitas dan kualitas yang sesuai. Kualitas SDM yang diharapkan tercermin dari tingkat kompetensi yang dimiliki karyawan untuk melaksanakan tugas. Kuantitas SDM yang diharapkan adalah jumlah SDM ideal yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan. 

Tetapi pada kenyataannya kualitas dan jumlah SDM yang dimiliki belum sesuai seperti yang diharapkan. Produktivitas karyawan yang masih rendah serta biaya SDM yang mengalami akselerasi kenaikan menjadikan beban perusahaan untuk mewujudkan tujuannya. Oleh sebab itu perlu dilakukan penataan kembali kompetensi dan jumlah SDM yang dibutuhkan pada setiap pekerjaan. Bagaimana mengatasinya? Ketika perusahaan menghadapi masalah demikian dan kemudian bertanya kepada konsultan orgnisasi atau SDM maka jawabannya adalah perusahaan perlu melakukan penataan SDM. Penataan SDm adalah upaya untuk memetakan jumlah dan tingkat kompetensi karyawan saat ini dan kemudian di match kan dengan kebutuhan organisasi. Jika jumlah dan tingkat kompetensi itu sesuai dengan kebutuhan maka perusahaan tidak perlu melakukan langkah apa-apa. Tetapi jika muncul kelebihan jumlah karyawan maka yang perlu dilakukan adalah penguranan jumlah karyawan. Bagian SDM perlu merancang berbagai macam program agar prose spengurangan karyawan ini dapat berlangsung dengan baik. Sebaliknya, jika jumlah dan tingkat kompetensi karyawan terseut kurang, maka perusahaan perlu melakukan rekurtmen, promosi, dan mutasi sehingga masing-masih posisi akan dipegang oleh orang yang tepat.

Ada beberapa manfaat dari program penataan SDM.

1. Dapat menentukan kebutuhan atau kekurangan SDM
2. Dapat mengidentifikasikan keterbatasan karyawan yang memiliki keahlian dan menjaga agar tidak terjadi gangguan dalam produksi
3. Dapat menentukan kebutuhan pelatihan bagi karyawan untuk memenuhi level kompetensi yang diinginkan
4. Menjadi elemen pokok dalam perumusan perencanaan perusahaan dalam jangka panjang
5. Dapat memudahkan untuk menempatkan karyawan pada posisi yang tepat
6. Dapat memudahkan proses kaderisasi

Setelah kita memahami manfaat dari penataan SDM maka pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana cara melakukannya. Ada tujuh tahapan dalam melakukan penataan SDM:

Step 1. Analisis sasaran strategik perusahaan

Tujuan dari step 1. adalah mempelajari dan memetakan sasaran yang ingin dicapai perusahaan dalam jangka panjang. Tim yang ditunjuk  akan melakukan workshop dengan Senior Management untuk memahami business plan, tujuan, dan sasaran perusahaan dalam jangka panjang. 

Step 2. Analisis pengaruh lingkungan dan organisasi

Tujuan dari Step 2.  adalah memahami dan memetakan pengaruh eksternal (pengarung lingkungan bisnis, sosial, dan politik) dan pengaruh organisasi saat ini (struktur organisasi, kebijakan SDM, KPI) terhadap kinerja perusahaan saat ini. Tim  yang ditunjuk akan menggali informasi dari Senior Management baik yang ada di Kantor Pusat maupun di Unit Usaha.

Step 3. Analisis job structure/design & job competency

Tujuan dari Step 3. adalah memahami dan memetakan pengaruh perubahan teknologi dan masukan dari manajer lini terkait dengan perlu adanya jabatan baru, perubahan jabatan dan level kompetensi pemegang jabatan.

Step 4. Gap analysis

Tujuan dari Step 4. adalah menghitung kekurangan dan kelebihan jumlah karyawan berdasarkan kebutuhan yang harus dipenuhi dengan jumlah yang tersedia saat ini.  Step ini juga akan mengembangkan alternatif solusi jika ternyata terjadi kelebihan atau kekurangan karyawan. Selain itu juga akan dirumuskan upaya-upaya untuk memenuhi tingkat kompetensi baru yang dibutuhkan pada level jabatan.

Step 5. Perumuskan kebijakan strategik SDM

Tujuan dari Step 5. adalah dapat dirumuskan kebijakan strategik SDM untuk mengatasi kelebihan atau kekurangan SDM serta pemenuhan level kompetensi yang baru. Program-program rightsizing (golden shake hand, mutasi, promosi) akan dibahas dalam tahapan ini

Step 6. Perumusan rencana implementasi

Tujuan dari Step 6. adalah dapat dirumuskan rencana implementasi kebijakan SDM dalam dalam selurh aktivitas SDM seperti; rekrut dan seleksi, pelatihan, mutasi dsb. 

Step 7. Penyerahan hasil

Tujuan dari Step 7. Adalah mempresentasikan hasil dari penataan SDM dan menyerahkan hasilnya kepada manajemen. 

Demikianlah penjelasan mengapa penataan SDM di dalam perusahaan itu penting untuk meningkatkan profitabillitas dan daya saing perusahaan dan bagaimana cara melakukannya. Semoga bermanfaat.